La mission première de l’Île aux Clowns consiste bien entendu à apporter du bien-être et du réconfort à des personnes traversant des situations difficiles. Et cette mission est assurée grâce aux visites de nos clowns hospitaliers. Ceci dit, afin de garantir un cadre de travail efficace et stable, le rôle de notre assistante administrative est extrêmement important.
Depuis le 22 septembre, ce rôle est tenu par Cidalia qui a remplacé Sylvie (pas tout à fait partie d’ailleurs car elle fait désormais partie de notre équipe de bénévoles).
Les missions de Cidalia sont diverses et multiples.
Il s’agit tout d’abord d’assurer le secrétariat et l’assistance administrative de l’association. Par exemple, il faut chaque jour enregistrer les dons reçus afin de générer une lettre de remerciement que le donateur peut utiliser pour obtenir des déductions fiscales. Cette mission est d’autant plus cruciale que nous sommes une association reconnue d’utilité publique. Il s’agit également de renseigner les personnes nous contactant dans le cadre d’un évènement familial (anniversaire, fête de mariage, décès…) ou associatif (fête d’été d’une organisation, participation à un marché de Noël, …). Ces missions demandent une grande écoute et beaucoup de réactivité.
Parmi les autres tâches administratives figurent également plusieurs actions de support à l’équipe des clowns. On peut citer le suivi des congés, la mise à jour des plannings ou encore le contact avec les structures en cas de changement.
Une autre mission de grande importance est l’organisation d’évènements extérieurs et la gestion des bénévoles qui nous apportent leur soutien sur chaque manifestation. Il s’agit par exemple des stands mis en place dans des centres commerciaux (Belle-Etoile, City Concorde…) qui sont très utiles pour améliorer notre visibilité auprès du grand public.
Merci donc à Cidalia (et précédemment à Sylvie) pour assurer toutes ces missions avec beaucoup de motivation, d’engagement et de professionnalisme.
