Le travail des clowns sur le terrain exige une certaine part d’improvisation. En revanche leurs interventions sont préparées et planifiées bien à l’avance, notamment à travers l’établissement du planning mensuel des activités.
L’établissement du planning est avant tout une question d’équilibre à trouver entre nos besoins essentiels (comment assurer chaque mois entre 50 et 60 sorties avec un binôme de clowns) et nos ressources (les périodes de travail de notre équipe de 9 clowns hospitaliers).
Nos besoins incluent non seulement la cinquantaine de visites régulières mensuelles dans 35 lieux d’intervention, mais également les autres activités auxquelles nos clowns hospitaliers sont invités à participer : des réunions internes, une séance de supervision psychothérapeutique, des stages de formation (individuelle ou en groupe) …. Par ailleurs, leur emploi du temps intègre aussi des présences au bureau utilisées pour rédiger leurs rapports de visite, échanger avec leurs collègues ou encore s’auto-former sur des sujets spécifiques.
Concernant nos ressources que sont les plages de travail de nos clowns, elles sont relativement variables d’une personne à l’autre, sachant que nous avons des collaborateurs à temps plein et d’autres à temps partiel (50%, 60%, 80%). Ceci implique que nous devons tenir compte des périodes d’indisponibilité des personnes travaillant chez nous à temps partiel. Nous essayons de respecter au mieux les desiderata de plages de travail de chacun, ceci afin de leur offrir un maximum de souplesse dans la gestion de leur temps. Cependant, notre impératif reste de pouvoir assurer chaque mois toutes les sorties conventionnées avec plus de 35 établissements au Luxembourg (hôpitaux, maisons de soins, foyers d’accueil, …).
Le processus d’établissement du planning mensuel démarre donc bien en amont. Au moins deux mois à l’avance, nous demandons à chaque collaborateur de nous communiquer ses dates d’indisponibilités. Ensuite nous attribuons à chaque sortie prévue un binôme de clowns en prenant en considération l’importance de maintenir autant que possible le même binôme au sein d’une structure. Ceci permet, notamment auprès des personnes âgées, de tisser au fil des mois un lien solide et réconfortant. Nous essayons également de prendre en compte les préférences de chaque personne de l’équipe des clowns (certains préfèrent les visites en pédiatrie, d’autres en maisons des aînées…).
Une fois établi et distribué, le planning n’est pas totalement figé. Nous devons être prêts à réagir en cas d’imprévu (par exemple, un arrêt maladie ou un changement demandé par la structure) afin de trouver une solution de remplacement. L’équipe des clowns montrant un haut niveau d’engagement et de solidarité, nous réussissons dans la plupart des cas à trouver une solution afin d’éviter l’annulation de la visite. Nous restons également souples pour pouvoir intégrer au planning des activités ponctuelles non-répétitives : par exemple la participation des clowns à une fête dans un foyer d’enfants, ou encore sur un stand d’information.
En conclusion, le travail des clowns sur le terrain s’organise à travers une planification établie bien à l’avance, tout en maintenant de la flexibilité afin d’intégrer des évènements imprévus. Tout cela se met en place en respectant au mieux les besoins de chacun de nos clowns hospitaliers, qui en retour montrent beaucoup de motivation et d’engagement pour offrir des moments précieux à nos bénéficiaires, enfants et adultes.
